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Lizenzmanagement mit ServiceNow Software Asset Management

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ServiceNow SAM ist eine Komponente einer breiteren Palette von Praktiken, die als IT Asset Management (ITAM) bekannt sind. SAM konzentriert sich auf die Verwaltung von Software, während ITAM die Verwaltung der gesamten IT-Umgebung eines Unternehmens umfasst.

Software Asset Management ist ein in ServiceNow voll integriertes Lizenzmanagement-System, dass sich in die bereits genutzten Applikationen von ServiceNow einfügt und eine optimale Verwaltung von Erwerb, Nutzung und Lebenszykluswartung von Software in einer Organisation bietet.

WARum unternehmen sam brauchen

Unternehmen wenden viel Zeit und Ressourcen für die Verwaltung von Software-Assets auf. Dieser Prozess wird häufig manuell in Spreadsheets durchgeführt und erfordert den Einsatz mehrerer Inventarisierungs- und Discovery-Tools. 

Nach den Daten von Enterprise Management Associates (2018) verbringt das durchschnittliche Unternehmen jede Woche 15 Stunden damit, Diskrepanzen zwischen seinen IT-Assets zu lösen, und das Doppelte dieser Zeit mit dem Sammeln von Asset-Berechtigungsdaten in Vorbereitung auf ein größeres Software-Audit. Und da Unternehmen immer mehr Software zur Unterstützung ihrer Geschäftsumgebung kaufen, werden diese Zahlen laufend weiter steigern.

die wichtigsten features von sam

  • Lizenz-Workbench für Compliance und Kostenübersichten

Dazu bietet uns SAM gute Möglichkeit Kosten innerhalb eines Dashboards darzustellen und zu klassifizieren. Auch Cloud-Verbrauch  (Lizenzierung und Kosten) kann man durch einen konsolidierten Überblick genau überwachen und so Möglichkeiten zur Kostenreduzierung finden.

  • Lizenzverwaltung für Publisher Packs und SaaS

Publisher Packs und SaaS versetzen uns in die Lage, die Cloud Lizenzen zusammen mit den Softwaren der eigenen Infrastruktur, in einem gesamtheitlichen Bericht/ Dashboard ohne Aufwand darzustellen.

  • Software-Asset-Verbindungen

SAM von ServiceNow bietet uns auch die Möglichkeit an, Drittanbieter an unser System mit anzuschließen. Sogar die Systeme, für die kein direkter Connector in der ServiceNow Plattform zur Verfügung steht.

  • Prognosen für Lizenzänderungen

Da SAM auch in den IT- Change Prozess mit eingebunden ist, können wir mit den bevorstehenden Kosten der Changes planen und Prognosen erhalten.

Mit diesen Features bietet SAM auch viele nützliche Funktionen wie: 

  • Discovery

ServiceNow bietet eine integrierte Discovery Funktion an, in die sich das SAM einbettet. Der Vorteil ist, dass hier schon bei der Nutzung von Discovery ein später hinzugezogenes SAM gleich auf die vorhandenen Daten der CMDB zugreifen kann.

  • HR Asset Onboarding

Hieraus ergibt sich eine Synergie des Onboarding Prozess mit planbaren Software Nutzungskosten, die durch Mitarbeiter Eintritte in das Unternehmen, oder Austritte aus dem Unternehmen entstehen. Somit kann auch hier das Lizenzmanagement genau aufzeigen, welche Lizenzkosten in Zukunft einzuplanen sind.

  • Software Vulnerabilities Assessment

SAM kann uns bei Securityfragen zu Softwaren unterstützen. Mithilfe der National Vulnerability Database ist man in der Lage risikobehaftete Software zu erkennen. Die Bewertung wird dann entsprechend in den Dashboards dargestellt.

  • Life cycle content

Hierbei wird der zuständige Manager durch das SAM Auskunft darüber bekommen, ob ein in einem Unternehmen genutztes Softwareprodukt End-of-Service oder sogar End-of- Life geht. Mit dieser Funktion können Ad-hoc Software Changes vermieden und somit ein geregeltes und geplantes Software Change Verfahren etabliert werden.

 

aufwand für die implementierung von software asset management

Für eine Implementierung ist als erstes eine gute Datenqualität der CMDB notwendig. Da muss wirklich Zeit investiert werden, weil nicht gut organisierte Daten können zu Problemen und wesentlichen Verzögerungen im Projekt führen.

Eine große Hilfe ist, dass die meisten Funktionen von SAM bereits technisch integriert sind und nur aktiviert werden müssen. Allerdings darf man nicht über den Abstimmungsbedarf bei den “fachlichen” und “prozessualen” Schnittstellen hinwegsehen. Die Implementierung von SAM ist schließlich eine Erweiterung von bereits bestehenden Prozessen in ServiceNow, womit die Interessen aller Interessenvertreter berücksichtigt werden müssen.

Nicht vorhandene Daten wie z. B. Asset oder Vertragsdaten können durch Importe initial generiert werden.

Die Faustregel für eine erfolgreiche SAM Implementierung ist eine Implementierung Step by Step durchzuführen und darauf zu achten sich möglichst nah an den integrierten, vorgegebenen Funktionalitäten von SAM zu orientieren.

 

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